Impressão em Série no MS Word 2010 ( Mail Merge )

Mas afinal o que é isso do Mail Merge ou Impressão em Série?
É o processo que permite criar documentos, envelopes ou etiquetas personalizadas com muita facilidade.
Neste exemplo, preciso enviar 19 Cartas. Uma para cada cliente. Todas têm nomes, moradas e datas diferentes.

Como se faz?
Começamos por preparar os ingredientes. Precisamos de um documento (Carta-Oficio) e uma base de dados (Ficheiro com os dados dos clientes).

Abra ambos ficheiros para uma análise prévia. Comecemos pela base de dados.
Neste caso usaremos um ficheiro de Excel que contem uma tabela, devidamente organizada. Poderíamos utilizar outro tipo de ficheiros, tais como Access, Word, ficheiros de texto entre outros.

Por outro lado, temos um documento base. O nosso objectivo é substituir o que se encontra entre parênteses rectos. A esse processo chama-se intercalação ou impressão em série.

INSTRUÇÕES:
No MS Word, clique no separador, Mailings e de seguida clique no Botão Iniciar Impressão em Série e escolha a ultima opção; Assistente de Impressão em Série Passo a Passo.

Na versão 2007 e 2010, surgirá uma coluna à direita. O Assistente por definição é uma sequência de janelas até chegarmos ao produto final. Neste caso temos 6 passos até ao nosso objectivo. Vamos fazer a análise passo a passo.
Neste exemplo queremos criar uma impressão em série de um Documento, logo o tipo de documento será Cartas. Na parte inferior dessa coluna, clique em seguinte.

No 2º passo, Utilize o documento actual. Clique em seguinte.

Vamos agora seleccionar os destinatários, neste passo 3. No nosso caso será a tal ficheiro de Excel com os dados dos clientes. Na coluna da direita, clique em Procurar... localize e abra o ficheiro "base de dados clientes". No caso dos ficheiros de Excel, surgirá uma janela que lhe pede que escolha a tabela que contem os dados pretendidos. Neste caso seleccione a Folha1 e clique no botão OK.

Na janela seguinte poderá seleccionar, filtrar ou ordenar os destinatários deste documento. Para este exemplo vou enviar para todos os destinatários. Aproveito para ordenar por Nome. Basta clicar na pequena seta preta à direita no campo Nome e escolher ordenação Ascendente.
Clique no botão OK e depois no link Seguinte, para passarmos ao 4º passo.

Neste passo vamos substituir os elementos do documento que se encontram entre parênteses rectos pelos Campos de impressão em Série. Para tal comece por seleccionar [Nome], no separador Mailings, clique na seta do botão Inserir campo de impressão em série. Escolha o campo correspondente. No documento deverá ver «Nome». Este é um campo automático. No passo seguinte já poderá verificar como irão ficar os campos para cada destinatário. Agora faça o mesmo para cada um dos restantes elementos.

No passo 5, poderá visualizar cada uma das cartas e até excluir facilmente algum dos destinatários. Utilize os botões com duplas setas na coluna da direita para navegar pelos destinatários.

Neste ultimo passo, vamos concluir a intercalação. Podemos enviar directamente para a impressora ou Editar cartas individuais.

Eu prefiro sempre escolher a segunda opção. Assim é criado um novo ficheiro de Word chamado Cartas1, que contêm todas as cartas. Deste modo posso guardar o ficheiro ou imprimir numa outra impressora. Repare no rectângulo vermelho no canto inferior esquerdo.

NOTA: Quando fechar o Documento original não guarde as alterações efectuadas. Assim poderá ser utilizada mais facilmente para outras impressões em série que dependam deste documento.

Também é possível criar envelopes ou etiquetas com a Impressão em Série.
Qualquer questão, não hesite em contactar.
Bom trabalho!



Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com