Copiar e Colar não funciona correctamente no MS Office

Hoje estava a trabalhar com uns ficheiros de Excel quando reparo que a função de colar especial não estava a funcionar correctamente. Não tinhas todas aquelas opções de colagem. Apenas texto!
Isso também afectava algumas macros que copiavam e colavam valores entre livros.
Sem saber o que se passava, fui verificar se tinha alterado alguma opção do Excel. Estava tudo ok.
Após uma breve pesquisa descubro que poderá ser a extensão do Skype o causador deste problema!

Confirma-se! "Skype Click to call" é a extensão que estava a causar um mau funcionamento estranho no MS Office.
Veja o video aqui:

Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

Formula de Excel para obter nome do ficheiro numa célula

Olá!
No outro dia foi-me colocada uma duvida incomum, colocado pelo Bruno Castro.
Como colocar o nome do ficheiro numa célula através de uma formula?
Não há nada que não se consiga fazer em Excel! :-)
Uma das soluções foi utilizar uma combinação de funções de texto com uma função de informações.
Esta foi a formula indicada.

=SEG.TEXTO(CÉL("nome.ficheiro");LOCALIZAR("[";CÉL("nome.ficheiro");1)+1;LOCALIZAR("]";CÉL("nome.ficheiro");1)-LOCALIZAR("[";CÉL("nome.ficheiro");1)-6)

Em Português! Noutros idiomas é necessário adaptar o nome das funções. Convém ainda realçar que estranhamente também existem diferenças entre o Português de Portugal e do Brasil!?

Vamos agora disseca-la!
A função SEG.TEXTO é a função principal. É a ultima a ser realizada. Esta vai devolver-nos os n caracteres que compõem o nome.

Código para actualizar Tabelas Dinâmicas automaticamente em Excel 2010

Como prometido ao meu amigo Valdemar Gomes, hoje escrevo sobre um tópico muito interessante e útil para quem trabalha com tabelas dinâmicas em MS Excel.
Uma forma automática de actualizar a tabela dinâmica numa folha de calculo.
Para realizar esta tarefa é necessário utilizar explicitamente o botão Actualizar.

Ora o que se pretende com este artigo é substituir este clique por uma forma automática, de maneira que sempre que a folha seja seleccionada a tabela actualizará imediatamente. Isto permite evitar esquecimentos inclusive.

Assistência, suporte e controlo remoto com o TeamViewer

Suponhamos que está com dificuldades em realizar determinada tarefa no computador do seu local de trabalho e era mesmo útil ter um especialista ao lado para lhe pedir uma opinião. Algo tipo, "já não me lembro como é que se aplica um filtro avançado em Excel!" ou "Como é que se faz para cortar uma imagem numa apresentação?".

Existem alguns programas que permitem o uso gratuito de várias opções deste nível.
Eu utilizo um Software fantástico chamado Teamviewer !

Faço diferentes tipos de utilização.
Desde:

Impressão em Série no MS Word 2010 ( Mail Merge )

Mas afinal o que é isso do Mail Merge ou Impressão em Série?
É o processo que permite criar documentos, envelopes ou etiquetas personalizadas com muita facilidade.
Neste exemplo, preciso enviar 19 Cartas. Uma para cada cliente. Todas têm nomes, moradas e datas diferentes.

Como se faz?
Começamos por preparar os ingredientes. Precisamos de um documento (Carta-Oficio) e uma base de dados (Ficheiro com os dados dos clientes).

Abra ambos ficheiros para uma análise prévia. Comecemos pela base de dados.
Neste caso usaremos um ficheiro de Excel que contem uma tabela, devidamente organizada. Poderíamos utilizar outro tipo de ficheiros, tais como Access, Word, ficheiros de texto entre outros.

Visualizar extensão dos ficheiros nas pastas

Como prometido ontem, hoje trago uma pequena e fácil Dica para aplicar nas pastas dos Sistemas Operativos Windows.
Como visualizar as extensões dos ficheiros dentro das pastas?
Neste artigo utilizarei o Sistema Operativo, Windows Vista, mas é extremamente semelhante nas outras versões do Windows.
Para que serve?
Permite distinguir mais facilmente o tipo de ficheiro visível. Isto coloca-se particularmente, com ficheiro de imagem e de audio.
Na imagem seguinte não conseguimos distinguir os tipos de ficheiros de audio. Serão WAV, MP3, WMA?

Esta é a forma de visualizar os ficheiros por defeito no sistema. Se quisermos poderemos alterar esta opção. Para isso basta abrir uma pasta qualquer. Clicar no menu Ferramentas (caso não esteja visível-experimente clicar na tecla Alt).  Finalmente clique em Opções de pastas...

Bug no PowerPoint 97-2007. Resolvido na versão 2010!

A hiperligação não funciona? Será do PowerPoint?
Ainda ontem falei deste assunto no curso de formação de formadores na Navegadores em Guimarães.

Nas hiperligações internas de uma apresentação de PowerPoint por vezes surge um problema com um slide ou outro. Qual é a razão?
Continue a ler...

Suponhamos que numa apresentação com 3 slides como os da imagem abaixo.

Do slide 1 está criada uma hiperligação interna para o slide 2 e 3, nos respectivos tópicos. O primeiro link funciona mas o segundo já não. Porquê?

Simplesmente porque existe uma VIRGULA no titulo do slide de destino. (????).
Pois é!
Este é um bug existente no Microsoft Office PowerPoint 97-2007!
Está resolvido no Microsoft Office PowerPoint 2010. :-) 1
Veja as letras pequenas dentro do rectângulo vermelho. Mais uma razão para actualizar o seu Microsoft Office.

Por isso se está a usar uma versão do PowerPoint de 97 à 2007 e com hiperligações internas, evite usar virgulas no titulo. Só as virgulas. Isso tem a ver com a forma como o código é armazenado. É separado por virgulas inclusive os próprios títulos. O que vai modificar a posição correcta dos elementos. Similar a um ficheiro CSV.

Mas... se precisa mesmo de usar virgulas no titulo então existe uma solução engenhosa, cuja autoria atribui-se a Andy Pope 2 que é: Substituir a virgula por um caracter parecido! ;-)
Utilizamos um símbolo ASCSII. Neste caso o ALT+0130. Os dígitos devem ser os do teclado numérico.
Veja o artigo sobre "Excel – Formato numérico personalizado (Graus Centigrados)" que mostra outro exemplo da utilização destes símbolos incomuns.

Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com



1 Fonte: http://www.microsofttranslator.com/BV.aspx?ref=CSSKB&lo=SS&from=en&to=pt&a=http://support.microsoft.com/kb/818853/en-us?fr=1
2 Fonte: http://www.pptfaq.com/FAQ00971_Convert_commas_in_slide_titles_to_a_-safe-_character_to_avoid_hyperlink_problems.htm

Alojamento, Sincronização e Partilha de ficheiros

Possivelmente já ouviu falar da Nuvem que existe na Internet... não se preocupe não nuvens negras! :-)

Trata-se apenas de serviços (Gratuitos!) de Alojamento, Sincronização e Partilha de ficheiros. Sendo assim possível, ter acesso a partir de qualquer computador no mundo com ligação à Internet aos ficheiros ai guardados. Bastando para isso aceder à pagina principal da empresa e fazer o respectivo login.

Se instalar as aplicações nos seus computadores ou dispositivos moveis, poderá ainda ver sincronizados os ficheiros alterados, adicionados ou eliminados.

Partilhar ficheiros significa que poderá permitir o acesso a determinado(s) ficheiro(s) apenas a algumas pessoas. Excelente para partilhar fotos em família. Bastante seguro e simples.

Assim sendo, podemos diminuir a nossa necessidade de equipamentos para armazenamento de dados. Podemos ter os ficheiros sempre actualizados, em todos os computadores ou dispositivos moveis.

Ainda são pelo menos e no total, 12 Gigabytes a não desperdiçar.

Software obrigatório!

Pessoalmente utilizo 3 serviços deste género.

1 - www.dropbox.com

Experimente começar por ver o video de entrada.

É bastante explicito.

Ou ainda esta página: https://www.dropbox.com/tour

Depois clique no botão para Download e instale no seu computador. Se instalar noutros computadores ou dispositivos moveis que utiliza com frequência, melhor!

Oferece 2 GB de espaço gratuito.

2 - www.drive.google.com

Também não é má ideia começar pelo video da página principal.

Muito directo. Todo o processo de instalação e utilização é semelhante.

O Google Drive permite o acesso ao google Docs logo a um conjunto de ferramentas de colaboração fantásticas. exemplo: Varias pessoas a trabalhar em simultâneo numa mesma apresentação em PowerPoint!! 

A drive do Google é muito recente e oferece 5 GB ;-)

3 - www.sugarsync.com

O SugarSync, descobri ontem, num comentário do meu amigo Pedro Silva no Facebook. Aderi imediatamente. é muito similar aos anteriores em termos de funcionamento e até aspecto. Neste, começamos com 5 GB e com a realização de algumas tarefas extras podemos ganhar mais uns valentes MB. Neste momento já tenho 5.69 GB. Já deve dar para uns bons meses!

Nesta página: https://www.sugarsync.com/sync_comparison.html
poderá ver um quadro comparativo entre estes 3 serviços e outros.

Este será cada vez mais o futuro próximo! The Cloud!

Se quiser, deixe o seu comentário e diga-nos qual o serviço na nuvem que utiliza e/ou qual mais gosta.

Se ainda não utiliza este tipo de serviço gratuito que existe na Internet, não hesite em experimentar. Um dia irá precisar!


Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

Fórmulas Curiosas do Microsoft Word

Hoje lembrei-me de uma fórmula muito interessante do Microsoft Word. Os meus alunos costumam ficar impressionados quando produzo um texto de 50 páginas em 3 segundos!
Funciona muito bem no Microsoft Word 2007 e 2010.
Quando é que dá jeito usar? Quando precisar de texto para realizar alguma experiência, mesmo com textos longos.
Experimente!
Abra um novo documento do Microsoft Word e digite exactamente o texto seguinte: =rand(8,3) e clique na tecla Enter.

A fórmula digitada desaparece e é substituída por um texto com sentido. Com 8 parágrafos e 3 frases cada um dos parágrafos. Esse texto é retirado da ajuda do próprio MS Word e adaptado ao número de parágrafos e frases da fórmula. Os valores dos parágrafos e das frases podem ser alterados. Pelo menos 200 parágrafos com 99 frases ou seja 385.000 palavras!

Já agora, também existe uma outra fórmula parecida que produz texto em LATIM. :-)
Provavelmente já viu estes textos em muitos locais na Internet.
Experimente digitar: =lorem(8,3)

Quem sabe um dia, esta dica pode ser-lhe útil. Não hesite em utilizar.


Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

Limitação dos Filtros Automáticos (Excel 2003)

Fui alertado hoje para um pormenor ( limitação) que ocorre no MS Excel 2003, quando se utiliza os filtros automáticos. De referir que o mesmo acontece no MS Excel 2007/2010 sendo apenas o valor maior.
Se a tabela de dados tiver mais de 1000 linhas, deve lembrar-se que esse é limite na lista dos itens individuais e das caixas de escolha da opção personalizar...

Numa lista de 1005 nomes só temos a opção de filtrar entre os 1000 primeiros. O mesmo acontece na opção personalizar. Só estão disponíveis os primeiros 1000 itens.

Para não correr riscos experimente utilizar filtros avançados. Basta criar uma grelha de critérios. Tabela com rótulos iguais à base de dados e com os critérios desejados. Desta forma não falha nenhum.
Suponhamos que pretendo filtrar todos os nomes que contêm a palavra Nome.

Na imagem anterior a grelha de critérios é o intervalo: $E$1:$F$2. Quer filtre no local ou copie o resultado para outro local na filtragem não falha nenhum elemento.

Se quiser experimentar faça o Download do ficheiro de exemplo ( limitação filtros automáticos Excel2003.xls ). No Excel 2007/2010 o limite é de 10.000 items.



Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

Novo Calendário para Portugal 2013-2018

Bem, parece que este artigo, teve de sair mais rápido do que esperava.
Foi anunciado esta semana os feriados a serem extintos em Portugal a partir de 2013. Em 2018 poderão ser revistos e quiçá voltem a existir (LOL).

São 4 os feriados a extinguir:

• Corpo de Deus (Feriado móvel-60 dias depois da Páscoa)
• 5 de Outubro
• 1 de Novembro
• 1 de Dezembro

Todos os feriados

A pensar nisso já actualizei os calendários do Artigo, "Calendário Anual em Excel" de 5 de Maio de 2012.
Acrescentei duas folhas. Uma serve de Menu e outra que com os feriados a partir de 2013.
Criei ainda duas versões:

• Cidade do Porto - Feriado de S. João em 24 de Junho (Download)
• Cidade de Lisboa - Feriado de S. António a 13 de Junho (Download)

Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

15 Atalhos Essenciais para o MS Excel

Com estes 15 atalhos do MS Excel, vai poder poupar imenso tempo e consequentemente ser mais eficaz no seu trabalho.

Tenha esta lista sempre à mão. Vai ser que passado alguns dias, já memorizou os mais importantes.

Como é que funcionam?

Simples. Basta manter pressionada a primeira tecla (normalmente a tecla Ctrl ou Shift ou Alt) dando um pequeno clique na segunda tecla (normalmente uma letra).

Experimente!

Alguns atalhos de teclado variam mediante a língua que está a ser utilizada pelo Microsoft Office. Aqui encontra os mesmos atalhos em Português e Inglês.

N	ACÇÃO	PORTUGUÊS	INGLÊS
1	Anular. Desfazer a ultima acção.	Ctrl+Z	Ctrl+Z
2	Copiar. Copia os elementos seleccionados.	Ctrl+C	Ctrl+C
3	Colar. Cola os elementos copiados.	Ctrl+V	Ctrl+V
4	Abre um Novo Livro.	Ctrl+O	Ctrl+O
5	Localizar. Abre a ferramenta Localizar.	Ctrl+L	Ctrl+F
6	Imprimir. Envia para a impressora.	Ctrl+P	Ctrl+P
7	Coloqua os valores a Negrito.	Ctrl+N	Ctrl+B
8	Selecciona a célula A1.	Ctrl+Home	Ctrl+Home
9	Move para a ultima célula preenchida.	Ctrl+Seta	Ctrl+Seta
10	Selecciona até à ultima célula com dados.	Ctrl+Shift+End	Ctrl+Shift+End
11	Selecciona toda a região contigua, com dados.	Ctrl+T	Ctrl+A
12	Abre o Editor de Visual Basic.	Alt+F11	Alt+F12
13	Insere a data actual.	Ctrl+;	Ctrl+;
14	Insere a hora actual.	Ctrl+Shift+:	Ctrl+Shift+:
15	Muda de linha na mesma célula.	Alt+Enter	Alt+Enter

Fique à vontade para acrescentar o seu atalho de teclado favorito. Utilize os comentários.

Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

Software de Compactação (ZIP)

Todos nós precisamos de um software de compactação. Isso permite poupar espaço de armazenamento, enviar ficheiros ou pastas mais facilmente por correio electrónico ou ainda para guardar nas nossas drives virtuais.

Os sistemas operativos da Microsoft já incluem esse software por defeito. O único senão é que só permite trabalhar com ficheiros no formato WinZip.

Como sabemos muitos dos ficheiros compactados estão no formato WinRar ou mais recentemente 7-Zip.

Então qual dos programas instalar? Basta um.

Eu optei pelo programa 7-Zip ( http://www.7-zip.org ). Por três motivos!

1. É Freeware (não necessita de licença)
2. Abra e comprime no formato que quiser (WinZip, WinRar ou 7-Zip)
3. O modo de funcionamento é muito similar aos concorrentes.

Neste mês de Maio deverá sair a mais recente versão deste programa.

Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

Calendário Anual em Excel

Olá,
Há uns tempos atrás, recebi um ficheiro de Excel, que permitia criar um calendário Anual com os feriados de Portugal. Tinha ainda o feriado municipal de Lisboa. O S. António no dia 13 de Junho.
O pedido era modificar o feriado municipal de Lisboa, para o feriado municipal da cidade do Porto. Claro que aceitei de imediato o desafio!|
Já agora, os meus Parabéns ao autor! Está muito bom!
Aqui fica o resultado da modificação!

Embora ache que ele merecia mais algumas alterações, principalmente em termos de Design, só fiz mesmo a alteração do feriado municipal.

Função SE (IF)

Olá,
Hoje vamos analisar uma das funções mais importantes do Excel: A função SE !
Esta é uma função que permite "escrever" na célula uma de duas situações, dependendo isso de um teste lógico. Aqui entra a lógica formal. Um tema já muito estudado em Matemática. :-)
Vamos fazer a analise dos argumentos da função.

A função tem 3 argumentos (ou variáveis). Uma está a negrito o que significa que que é um argumento obrigatório. As outras duas são opcionais. Embora deva ser preenchida pelo menos o Valor_se_verdadeiro.

Gráfico de Pirâmide Etária - Parte II

Na segunda parte deste tutorial, vamos-nos concentrar na construção e formatação do gráfico de pirâmide etária, passo a passo.
Para começar, seleccione toda a tabela e clique no separador Inserir, no grupo Gráfico seleccione o tipo Barras e o subtipo Barras agrupadas 2D. O gráfico está feito agora só falta formata-lo para chegar ao nosso objectivo.

O truque neste gráfico consiste essencialmente na direcção das barras da serie Homem. para isso basta alterar os valores da coluna Homem para negativos. existem varias formas do o fazer. Eu vou optar por utilizar uma opção do Colar Especial pouco conhecida. Poderá servir para outras situações.
Sendo assim, digite na célula A1 o valor -1.
Seleccione a célula A1 e clique em Copiar ou se preferir pressione a tecla CTRL e a letra C.
Seleccione os valores numéricos da coluna Homem. Aceda ao separador Base, no grupo Área de transferência, clique na parte inferior do botão Colar. Escolha a opção Colar especial. Clique em Multiplicação e OK. Seleccione A1 e clique na tecla Delete.

Agora vamos formatar uma serie de objectos do gráfico.

Gráfico de Pirâmide Etária - Parte I

Olá a todos,
Já tinha prometido às turmas do curso TOP-MGF (TÉCNICAS DE ORGANIZAÇÃO E PLANEAMENTO EM MEDICINA GERAL E FAMILIAR) que iria escrever um artigo sobre como criar um gráfico em Excel que represente uma pirâmide etária. Chegou a altura!
Aproveitando a ultima edição do curso TOP, aqui vai.

Este é o nosso objectivo:

Vamos começar com uma tabela que contem o numero de indivíduos do sexo masculino e feminino por idade.

Vista do Apresentador (Orador) no PowerPoint

Olá a todos!
Hoje trago uma fantástica dica para todos aqueles que utilizam o PowerPoint para realizar apresentações profissionais e académicas.
É um tópico pouco conhecido e menos utilizado ainda. Essencial para o orador.

A vista do apresentador permite que apenas o orador tenha acesso a algumas informações fundamentais. Tais como um cronometro, o relógio, a possibilidade de escrever no slide exposto e ainda as suas próprias notas de orador. Não tendo assim de escrever tudo que quer falar no slide (Erro grave) ou então utilizar os famosos apontamentos em papel.

De seguida vou indicar os passos para utilizar a vista do apresentador. Consideramos neste artigo a utilização do Windows Vista e o PowerPoint 2010. Em qualquer outro sistema Windows ou versão do PowerPoint as instruções são similares.

Pré-requisitos: É necessário ter o seu portátil ligado a outro monitor. Normalmente é um video projector. Poderá também ligar a um monitor de secretária ou até a sua televisão. Numa apresentação típica com um portátil e um video projector, ambos estão ligados por um cabo VGA.

Suplemento/Add-in para Excel - ASAP Utilities

Olá!
Há muito tempo que utilizo um suplemento para Excel que considero Obrigatório!
ASAP Utilities (http://www.asap-utilities.com)

Mas o que é um suplemento e como se usa?
Nada mais simples!
Um suplemento ou Add-in (Inglês) é um software para funcionar como complemento de outro.
Neste caso o ASAP Utilities é um suplemento para Excel e traz uma serie de novas funcionalidades e ferramentas que não existem de raiz no MS Excel.
Alem disso é um freeware para uso não comercial.
Instruções:

Como construir um formulário (UserForm) em VBA para Excel

Olá a todos!
Como prometido, hoje trago um excelente tutorial passo a passo, para construir formulários em VBA para MS Excel. É sem sombra de duvida a principal forma de recolher, validar e armazenar informação.
Há anos que utilizava um documento que encontrei na Net, durante uma pesquisa sobre o tema. Foi para mim uma excelente base de trabalho para projectos mais complexos. Aconselho a todos que desejem saber mais sobre programação em Excel com VBA.

O mês passado contactei autor (Martin Green) que ficou encantado com a ideia de ver o seu trabalho traduzido e adaptado para a Língua Portuguesa.