Lista das funções do Excel (em PowerBI)

domingo, 6 de novembro de 2011

Atribuir um Nome Dinâmico a uma tabela de Excel


Viva!
Hoje trago mais assunto de Microsoft Excel, muito útil para utilizar em tabelas de registos de dados. Principalmente aquelas que têm um número de linhas variáveis.
Os nomes dinâmicos podem ser utilizados juntamente com ferramentas de análise de dados, como os filtros, tabelas dinâmicas, validação de dados, gráficos e funções, particularmente as de Pesquisa e Referência.
Suponhamos agora a seguinte tabela:


Ocasionalmente, vou precisar adicionar novos colaboradores e retirar outros.
Se definirmos um nome dinâmico a esta tabela, nunca mais será necessário alterar esta origem dos dados. Por exemplo nas tabelas dinâmicas.
Passos a realizar:


1 – Aceda ao separador Fórmula, no grupo Nomes definidos, clique no botão: Gestor de Nomes. Na janela seguinte clique no botão: Novo…

2 – Na janela seguinte, atribua um nome à tabela. Não pode conter espaços.
Na caixa, Refere-se a: digite a seguinte fórmula (com as devidas alterações*)
=DESLOCAMENTO(Colaboradores!$B$4;0;0;CONTAR.VAL(Colaboradores!$B$4:$B$1048576);7)


3 - Clique em Ok. Verifique se o MS Excel identifica correctamente o intervalo que deseja. Veja o limite cintilante à volta da tabela.


A partir de agora, sempre que precisar referir-se a esta tabela basta referir o nome atribuído.
Se adicionar novos registos ou eliminar algum registo o nome dinâmico assegura que o intervalo de células da tabela estará sempre certo.
em conclusão, o MS Excel actualizará automaticamente o número de linhas desta tabela.

* Breve explicação da fórmula
Se experimentar esta formula numa célula, muito provavelmente irá receber um erro de #Valor! Na definição de nome, funciona lindamente. Tenha em atenção a 1ª, 3ª e 4ª variável. São as mais importantes. Abaixo segue a sua descrição.
A função DESLOCAMENTO devolve-nos a área a que corresponde a nossa tabela.



Analise Variável a variável:

Referência: Célula onde começa a nossa tabela.
Linhas: Nº de células acima ou abaixo à qual a célula esquerda do resultado se refere. Neste caso, não queremos que se desloque será sempre a célula da variável anterior.
Colunas: a mesma ideia do que a anterior, mas para colunas.
Altura: Aqui está o segredo. A função CONTAR.VAL, conta quantas celas não vazias existem num determinado intervalo. Poderia ser a totalidade da coluna. Nesta variável, o número de células não em branco deve ser igual ao número de linhas da tabela. Escolha uma coluna totalmente preenchida e evite títulos para tabelas (como a célula B2 da Imagem).
Largura: Indique aqui o número de colunas da sua tabela. Se o número de colunas for variável, utilize também a função CONTAR.VAL, agora, para a linha dos rótulos.


Espero que este tutorial, passo a passo e imagens, seja suficiente para agilizar ainda mais o seu trabalho com o Microsoft Excel. Qualquer dúvida, espero o seu comentário!



Por: Paulo Costa
       pcosta71@gmail.com

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